Neuheitenpräsentation am Rande einer führenden Messeveranstaltung nach Covid

Dieses Jahr fand endlich wieder unsere Branchenleitmesse statt. Weltweit alle Hersteller und Vertriebe, die etwas auf sich halten, müssen hier Präsenz zeigen. Veranstaltungsort ist ein etwas kleineres Messezentrum in einer deutschen Millionenstadt. Wir verkaufen Luxusgüter, die sich in der Nahrungskette ganz hinten befinden.

Zwei unserer vier Vertriebsmarken hatten für dieses Jahr ein Neuheitenfeuerwerk speziell in deren Topserien angekündigt. Da wir mit dem Messeveranstalter schon seit Jahren wegen unzähliger Fehlentscheidungen über Kreuz liegen, wollten wir dieses Jahr eigentlich schwänzen und haben dann in Zusammenarbeit mit unseren Vertriebsmarken eine Neuheitenpräsentation außerhalb der eigentlichen Messe in einem 5-Sterne-Hotel ins Auge gefasst.

Mit 5-Sterne-Hotel ist tatsächlich das führende Haus der betreffenden Millionenstadt gemeint. Die Nacht im einfachsten Zimmer liegt bei EUR 435 (ohne Frühstück).

Unser Auftreten ist im Allgemeinen professionell freundlich und verbindlich, bei entsprechendem Widerhall auch herzlich und freundschaftlich. Wir wissen, dass das alles Geld kostet und jammern nicht an jeder Kleinigkeit herum. Im Vorlauf einer Messe arbeitet jeder bei uns locker 80 Stunden die Woche (über mehrere Wochen) und ist absolut auf das Ergebnis – die eigentliche Warenpräsentation – fokussiert. Jeder tut das, was er kann und geht weit über seine persönlichen Belastungsgrenzen hinaus.

Denken vom Ergebnis her

Aus den Erfahrungen, die wir seit 15 Jahren mit Messeveranstaltungen gemacht haben, wurden wir zum Selbstversorger. Wo es nur geht, machen wir alles selbst. Wir bringen unsere Teppiche und Podeste selbst mit. Selbstredend auch Leitern, Stromverteiler, Internetzugang, Transportmöglichkeiten. Auch die Unterbringung des Leergutes während der Veranstaltung organisieren wir selbst. Warum: an den Schnittstellen zu eingekauften Dienstleistungen gibt es immer Reibungsverluste. Im normalen Geschäftsgang übers Jahr ist das natürlich auch so – dort hat man aber Zeit zu reagieren und Fehlerquellen nach und nach zu analysieren und systematisch abzustellen.

Für den Aufbau und die technisch-funktionale Optimierung der Präsentation haben wir aber üblicherweise vor Ort exakt einen Tag Zeit. Es ist also durchaus sinnvoll, Arbeiten an der Ware, die noch vorzunehmen sind oder ähnliche Dinge, bereits im Vorfeld zu erledigen, auch wenn dies die Vorbereitung verlängert. Ziel ist es, den Ablauf des Aufbaus bis ins letzte Detail optimal zu strukturieren. Trotzdem bleiben immer Schnittstellen zu anderen Firmen übrig. Das ist unvermeidlich – gerade bei einer Hotelpräsentation.

So fahren wir grundsätzlich 3 bis 4 Wochen vor einer Veranstaltung an den Ort des Geschehens, um die Räumlichkeiten zu inspizieren. Wo sind Steckdosen, wie öffnen die Türen, wie breit sind die Aufzüge, kann mit Hubwagen und Paletten operiert werden, wo sind Parkzonen für den LKW und so weiter. Dabei zeigen wir uns großzügig und übernachten selbstredend dort, essen dort und zeigen uns mit dem ein oder anderen Schein an entsprechender Stelle erkenntlich. Wir zeigen größtmögliche Gelassenheit, um für den Kampftag (nichts anderes ist es) jeden für uns und unsere Mission einzunehmen. Das ist auch nicht unüblich – so läuft’s Business (wie einst Kaiser Franz sagte).

So auch diesmal. Die Messevorbereitung lief wie am Schnürchen – obwohl wir nach 2,5 Jahren Pause ja auch etwas aus der Übung gekommen sind. Der Disponent unserer Logistik meinte noch witzelnd: nur weil wir das so lange nicht mehr gemacht haben, sind wir ja nicht dümmer geworden.

Aber dann: 10 Tage vor der Veranstaltung wurde uns der Raum vom Hotel gekündigt. Ein gekröntes Haupt veranstalte eine Charityveranstaltung im selben Flügel des Hotels und würde sich an unserer (auch akustischen) Präsenz stören. Dass diese und ihre Entourage für ihren Event das 10-fache unseres bescheidenen knapp 6-stelligen Obolus‘ dem Hotel überweist, ist uns natürlich auch klar.

Für uns gab es aber kein Zurück mehr. Alle Einladungen waren weltweit verschickt, alle Papiere und Ausstellungsbanner schon zielgerichtet gedruckt. Allein die Druckerei aller Dinge hat ca. 2 Wochen Vorlauf. Ein Ausweichen auf eine andere Lokation war daher nicht mehr möglich. So konnten wir mit Engelszungen (und dem üblichen Griff an die Gesäßtasche) im selben Hotel – aber in einem anderen Flügel – einen anderen, leider suboptimalen, Raum doch noch ergattern. Alle Stellflächen und die ganze Raumaufteilung der Warenpräsentation mussten neu berechnet und organisiert werden. Sonderschichten inklusive.

Dann stellte sich plötzlich heraus, dass in den 5 Restaurants, die es in diesem Hotel gibt, für unsere 80 angemeldeten Personen kein Abendessen organisiert werden kann. Die paar wenigen Sitzmöbel für unsere Präsentation, die wir schon Wochen im Voraus gebucht hatten, mussten händeringend am Aufbautag im ganzen Hotel zusammengesucht werden. Ob man seinen Wagen nur kurz oder für eine ganze Nacht in der Hoteltiefgarage unterbringen will – egal – es kostet jedes Mal 45 Euro (zzgl. Bakschisch für den Fahrer natürlich). Wir hatten zum Get Together von einem unserer Hersteller Champagner mitbringen lassen (mit zum Anlass passenden Etikett). Korkgeld: EUR 97,50 zzgl. EUR 9,50 Servicegebühr pro Flasche (50 Flaschen).

Eure Armut kotzt mich an

Das ist ein Standpunkt. Und wahrscheinlich auch der Standpunkt, der in diesem Hotel allerorten gehandhabt wird.

Wenn etwas schief lief (es lief genug schief): keine Entschuldigung, kein Einsehen, keine Wiedergutmachung in Form einer Flasche Wein oder ähnliches – nichts.

Wir sind für dieses Hotel einfach mehrere Nummern zu klein, wahrscheinlich wäre es ihnen lieber gewesen, wenn wir unsere Veranstaltung nach der ersten Kündigung abgesagt hätten.

Mit ein, zwei Hotelangestellten (aus durchaus höherer Hierarchieebene) kam ich ganz gut ins Gespräch. Das Hotel läuft auf der Felge. Während Covid haben die meisten Angestellten gekündigt oder wurden gekündigt und sind jetzt in anderen Jobs. Die neuen Azubis sind noch nicht so weit. So konnte man uns das Abendessen nicht mangels Platz, sondern wegen Personalmangels nicht anbieten.

Und unsere Häupter sind nun mal nicht gekrönt genug, um von den Angestellten auch mal punktuell etwas mehr als die üblichen 85% des Einsatzes zu bekommen.

Die Präsentation

selbst war ein voller Erfolg. Alle (tatsächlich alle) geladenen Gäste waren da und begeistert. Kein einziger Vertriebler trug Maske. Für angstbesessene Menschen ist ein solcher Job nichts.

Interessante Beobachtung: Selbst die Hotelangestellten waren von unseren Produkten so begeistert, dass ich einer Gruppe von ihnen mittags eine Sondervorführung gab. Dabei blieben sie wie angewurzelt vor den Stühlen stehen. Sie dürfen sich keinesfalls hinsetzen – Dienstbefehl. Auch trug das Personal durchgehend Maske, auch wenn man mal nur unter sich war. Das nennt man militärischen Drill. Aber das muss in einem so großen Haus wohl so sein.

Die eingangs erwähnte Fokussierung auf die drei Stunden der Präsentation und das Wegdrücken jeder Ärgerlichkeit hat also am Ende doch wieder funktioniert. Und so wird man in einigen Jahren verklärt zurückblicken und sich erzählen:

Weißt Du noch, damals im Bayerischen Hof…

Wie auch immer – ich bin wieder lebend zurück und kann endlich wieder für den Freiburger Standard schreiben.

Und wenn dieser Bericht auch niemanden interessiert – ich musste es mir von der Seele schreiben.

Bild von Rodrigo Salomón Cañas auf Pixabay